Clean desk policy, opgeruimd staat netjes!

Is jouw bureau een (voor jou) georganiseerde chaos? Dan is het nu een mooi moment om eens goed de bezem erdoor te halen. Mooi voornemen toch? Kost je misschien een halve dag, maar geloof me dan heb je wel resultaat.

Waarom opruimen?

Ten eerste creëert het rust,  en rust in je hoofd zorgt ervoor dat je je kunt focussen  op je werk. Je hebt een duidelijk overzicht waar de belangrijke papieren gearchiveerd zijn en digitale documenten bewaard worden. Een opgeruimd bureau scheelt je ook tijd en geld. Je hoeft niet meer lang te zoeken in alle paperassen en omdat je papieren documenten kunt inscannen scheelt dat in de kosten voor papier en inkt. Krijg je (onverwacht) bezoek over de vloer, dan geeft dit ook een goed signaal af. Last but not least, door belangrijke post-its/papieren waar bijv. accountgegevens of klantgegevens genoteerd staan op te ruimen vermindert dit de kans op fraude.

Tips

Oke, genoeg redenen om aan de slag te gaan. Maar waar ga je beginnen? Hier geef ik  je een paar tips:

1. Zorg voor een fysieke inbox; persoonlijk werk ik voor lopende projecten altijd met mapjes voorzien van een cover met daarop de naam van het project, logo en indien van toepassing de periode van het project. Erg overzichtelijk.
2. Inscannen; belangrijke papieren inscannen en digitaal archiveren, origineel in een ordner. Bekijk van afgeronde projecten goed wat je wilt bewaren. de rest gooi je in de papierbak. Heb je de papieren de volgende keer écht weer nodig, bewaar ze dan in ordners. Alle andere info kun je dan inscannen en opslaan in de juiste map.
3. Minder papier; zijn die abonnementen nog echt nodig? Bijna ieder magazine heeft tenslotte een digitale versie die je nog lange tijd kunt inzien. Wil je een bepaald artikel bewaren? Sla dit dan digitaal op. Desnoods uitknippen en inscannen én uiteraard goed archiveren.
4. Ordners met getypte rugetiketten. In Word zijn er genoeg templates te vinden voor de mooiste etiketten. Gebruik een duidelijk lettertype met dezelfde grootte voor ieder etiket.
5. Gebruik je bovenste bureaula voor allerlei kantoorbenodigdheden, op deze manier heb je ze bij de hand en zijn ze toch uit beeld.
6. Klaar met werken? Eerst opruimen voor je naar huis gaat. Niks is fijner dan de dag te beginnen met een opgeruimd bureau!

ZZP-er of veel collega’s?

Werk je met veel collega’s op een afdeling dan is het raadzaam om een ‘handhaver’ te benoemen, bijvoorbeeld een office manager. Dat klinkt misschien een beetje als politieagentje spelen maar dit hoeft niet zo te zijn. Hang posters op bij de kopieermachine, in de keuken en op de deur. Op deze manier word je als werknemer een paar keer per dag hiermee ‘geconfronteerd’. Ben je werkgever, geef dan zéker het goede voorbeeld! Mocht de handhaver merken dat iemand de kantjes er vanaf loopt dan is een kleine (digitale!) memo vaak voldoende. Of laat ze een grote pot drop voor de afdeling kopen. Een leuke beloning voor schoonste bureau van de maand kan ook motiverend werken.

Ben je een ZZP-er, tja dan zul je jezelf een schop onder je kont moeten geven om het clean desk policy beleid dagelijks toe te passen….

Mag ik bij je vegen?

Heb je hulp nodig om een schone start te maken? Voor € 150 ex btw zorg ik dat jouw archief digitaal weer opgefrist wordt, ordners voorzien van keurige etiketten en natuurlijk een opgeruimd bureau en inbox. Heb je vragen? Stel ze gerust, ik beantwoord ze graag.

annemarie@dijkstraprojects.nl | 06 – 41 53 94 63